CIS maximaliseert IT-rendement met BIP door samenwerking met AMIS

Het uitvoeren van een Business en Informatieplanning (BIP) kan aanzienlijke voordelen opleveren voor jouw business. Het is een zeer geschikt instrument om te monitoren of de strategie en doelstellingen zorgen voor het gewenste resultaat. Je krijgt een helder inzicht welke activiteiten waarde toevoegen en welke niet. Zo kun je beslissen om bepaalde activiteiten te optimaliseren, of juist uit te sluiten. In dit artikel gaan we dieper in op het effect van een BIP en lichten we het toe aan de hand van een eigen praktijkvoorbeeld bij Stichting CIS.

Waarom een Business en Informatieplanning?

Word er vanuit jouw bedrijfsvoering vernieuwing en uitbreiding van de aangeboden diensten verwacht? Of ben je genoodzaakt om vernieuwing door te voeren voor de technische implementatie van bestaande producten? Bijvoorbeeld door het realiseren van een flexibele en onderhoudsvriendelijke architectuur, het bijhouden van de laatste security eisen of door het lifecyclemanagement van gebruikte producten? Het beschikbare budget speelt een belangrijke rol bij het maken van overwegingen. In veel gevallen is dit niet oneindig groot en moeten er keuzes gemaakt worden. Hoe maak je de juiste keuzes en hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie of afdeling op het juiste moment met de juiste vernieuwingen bezig is? Het uitvoeren van een BIP biedt uitkomst.

De voordelen:

• Een BIP levert een korte overdraagbare beschrijving van activiteiten en prioriteiten op. Deze beschrijving gebruikt je om de prioriteit en de onderlinge verbanden tussen activiteiten toe te lichten aan alle belanghebbenden. 
• Door uit te gaan van de strategie en de doelstellingen van jouw organisatie voorkom je dat er tijd verspild wordt aan zaken die minder bijdragen aan deze doelstellingen. 
• Alle activiteiten, ook de meer technische, zijn herleid naar de strategie. Zo kun je ook alle activiteiten ten opzichte van elkaar prioriteren. Je kunt aan alle belanghebbenden uitleggen waarom het nodig is iets te doen, ook wanneer dit minder zichtbare dingen zijn, zoals het vervangen van technische componenten.
• Iedereen die dagelijks met de veranderingen bezig is baseert zich op de dezelfde strategie en uitgangspunten. 
• De BIP beschermt je tegen de “waan van de dag”. Je kunt onderbouwd bepalen wat de impact van nieuwe ontwikkelingen is. Enerzijds worden doelstellingen uit de BIP gechallenged door nieuwe ontwikkelingen (en waar nodig aangepast). Anderzijds worden nieuwe ontwikkelingen beoordeeld op hun bijdrage aan het behalen van de doelstellingen uit de BIP.

BIP bij CIS

De samenwerking tussen CIS en AMIS is er met vele doelen en ambities. Onze consultants hebben samen met de beslissers en domeinspecialisten van CIS aan een BIP gewerkt. De ambities van CIS zijn vertaald naar een roadmap – met daarin de veranderingen die nodig zijn om de gewenste doelstellingen te realiseren. Door het afnemen van diverse interviews en het doornemen van beschikbare documentatie (groeiplannen, jaarverslagen etc.) hebben we een duidelijk inzicht gekregen in eerdere strategieën van CIS. Hierdoor kwamen eventuele bottlenecks boven water en kon er een indicatie gemaakt worden van de te verwachte uitdagingen. Uiteindelijk is er door beide partijen een strategie opgesteld met daarin de nodige doelstellingen en activiteiten die uitgevoerd moesten worden om tot het gewenste resultaat te komen en de ambitie van CIS waar te maken.

De implementatie

We hebben in de BIP de activiteiten voor de komende drie jaar beschreven. We zijn ervan overtuigd dat er na drie jaar een nieuwe BIP nodig is omdat de wereld in sneltreinvaart veranderd.

Een overzichtelijk document

Het resultaat van de BIP voor CIS is een visueel aantrekkelijk document waarin de uitgangspunten, de huidige situatie en de gewenste veranderingen in kaart zijn gebracht. Deze zijn uitgewerkt volgens de vier thema's van de BIP: 'Klanten en dienstverlening', 'Processen en organisatie', 'Informatie' en 'ICT-infrastructuur & applicaties'. Per thema zijn de acties met de hoogste prioriteit benoemd. We zijn met de acties direct aan de slag gegaan.

Het resultaat

Er moeten in de loop van de tijd nog steeds keuzes gemaakt worden. De BIP helpt om de juiste keuzes te maken. Door uit te gaan van de strategie en de doelstellingen van CIS verspillen we geen tijd aan dingen die minder bijdragen aan deze  doelstellingen. De BIP beschrijft heel goed waar CIS naartoe moet bewegen om ook in de toekomst met andere partijen op hun domein te kunnen blijven concurreren.

We zijn nu zeven maanden verder, wat levert de BIP ons nog op?

Elk kwartaal wordt er bepaald wat we de komende tijd daadwerkelijk gaan doen. Nieuwe ontwikkelingen en kansen wegen we af tegen de doelstellingen en de activiteiten die in de BIP zijn voorzien. We maken bewust de afweging om iets te doen of juist te laten. Nieuwe ontwikkelingen kunnen urgent zijn, maar zijn ze ook zo urgent dat je er andere dingen voor wilt laten? Er moet een goede reden zijn om af te wijken van de activiteiten en prioriteiten uit de BIP. De BIP wordt ook gebruikt als kapstok om de voortgang te communiceren naar het bestuur en deelnemers van CIS.

Een BIP voor jouw business? AMIS staat voor je klaar.

Wil je de voordelen van een BIP voor jouw organisatie of afdeling ervaren? We kunnen je helpen met het opstellen van een BIP, waardoor je over een krachtig instrument beschikt om jouw strategieën en doelstellingen te monitoren en inzicht krijgt op de meest relevante activiteiten die helpen om jouw doelen en ambities waar te maken. We focussen ons op de processen, producten en diensten die jouw business uniek maken.